Проект должен убедить грантодателя в вашей способности его реализовать

Президент Фонда содействия развитию науки, образования и медицины, исполнительный директор Ассоциации благотворительных фондов, эксперт КС НКО Анастасия Преображенская более 15 лет занимается социальным предпринимательством в области профориентации молодежи, спорта и здорового образа жизни, поддержки семей и слабозащищенных групп населения. В интервью нашему порталу она поделилась практическими советами по подготовке заявок на государственные гранты.

– По какому принципу сейчас оценивают грантовые заявки?

– Основной принцип – это проектное мышление. За последние пятнадцать лет оно вошло в практику повседневной работы государственных органов и крупных корпораций: я принимала участие во внедрении проектного мышления в Роснефти и РЖД, делала крупные федеральные проекты с министерством образования и министерством культуры РФ, с Правительством России. Везде работает этот принцип, его применяют и при оценке грантовых заявок. Сегодня тема работы с грантами и субсидиями набирает обороты, поэтому проектное мышление полезно очень многим, особенно молодым предпринимателям, которые стремятся получить поддержку и финансирование своих проектов.

– Как должен быть представлен проект, чтобы он впечатлил грантодателя?

– Общее правило: описание проекта должно убедить грантодателя в вашей способности его реализовать. Проект нужно представлять подробно, ясно и логично, для этого существует даже особое понятие «цельность проекта» или «логика проекта». Нужно показать измеримость и достижимость целей, называть четкие сроки и критерии оценки, показать умение подобрать команду и распределить роли.

Если речь идет о получении государственной поддержки, важна социальная значимость проекта. В грантовой заявке должны быть четко описаны целевые социальные группы, обоснована актуальность задачи, показана конкретная польза, которую получит целевая аудитория от реализации проекта.

– Какие ошибки чаще всего совершают люди, подающие заявки на гранты?

– Самая частая ошибка, которую я вижу во все годы работы в грантовых комиссиях – это как раз пренебрежение проблемным полем. Претенденты на грант начинают представление проектов с себя, своего опыта, компетенций и желаний. А на первом месте должна находиться проблема, актуальная для целевой аудитории.

Вторая проблема – это неумение отличать проекты от постоянных задач организации. Проекты нужны, когда у организации нет достаточных финансовых и кадровых ресурсов для реализации качественных изменений в какой-либо конкретной области. Проект позволяет аккумулировать эти ресурсы и решить конкретные задачи в четко определенные сроки. И это должно быть видно в заявке.

Еще одна распространенная ошибка – отсутствие сведений о команде. Уже на этапе подачи заявки на грант уже нужно понимать, с какой командой вы работаете. Потом обстоятельства могут измениться, состав команды – тоже. Но грантодатель должен видеть, что вы умеете формировать команду и распределять роли, что в деталях представляете организацию мероприятий (вплоть до закупки воды и оплаты модераторов), все инструменты продвижения, от разработки сайта до выпуска полиграфии и организации фото- и видео-съемки.

Есть еще более тонкие нюансы, которые создают правильное впечатление о проекте и помогают ему получить поддержку. Например, команда проекта должна быть немногочисленной, а уровень оплаты в социальных проектах принято планировать на нижнем рыночном уровне или чуть ниже, суммарно на фонд оплаты должно приходиться не более 20-30% гранта. Командировочные расходы прописываются только для штатных сотрудников, все расходы на поездки проектной команды относятся к расходам на проведение мероприятий. Все оборудование, которое будет приобретено для воплощения проекта, должно быть строго привязано к целям. Бюджет заявки сам по себе является критерием, и эксперты обращают внимание на то, как вы планируете им распорядиться. И таких нюансов много.

– На какие проекты легче получить гранты – на масштабные или небольшие?

– Грантодатели заинтересованы в максимальном охвате и широком вовлечении, поэтому часто предпочитают профинансировать ряд небольших сильных проектов, нежели один большой, который полностью исчерпает выделенный бюджет. Поэтому крупный проект можно дробить на несколько заявок, нацеленных в одном направлении. Многое зависит и от квалификации проектной команды. На первых этапах я бы не советовала брать проекты большой длительности, лучше начать с небольших, на три месяца, полгода или год. Да и грантодатели обычно рассматривают проекты до года.

– Какие грантовые платформы вы можете посоветовать тем, кто сейчас задумывается о получении государственных субсидий на проектную деятельность?

– Мой совет – начать с изучения трех основных источников государственного финансирования. Это единая платформа Фонд президентских грантов, Росмолодежь (там можно подавать заявки от физлиц моложе 30 лет), а также региональные социальные гранты – гранты мэра Москвы и другие губернаторские. Если речь идет о коммерческих или отраслевых проектах – нужно обращаться к частным грантодателям, правда там нужно быть готовым к более высокому конкурсу. Электронные платформы для подачи заявок достаточно развиты, и с их помощью можно создать правильно структурированную заявку, чтобы представить свой проект.

Узкие места в работе над грантовыми заявками. Советы эксперта.

1. Не увязнуть в креативе.

Многие команды тратят немного застревают на этапе разработки идеи проекта, и на тщательную проработку проекта энергии уже не остается. Бороться с этим поможет алгоритм управляемого мозгового штурма, который использовали на студии Уолта Диснея, когда разрабатывали всемирно известных мультперсонажей. Сейчас он стал золотым стандартом командной работы в креативных областях. Во время мозгового штурма команде сначала дается время на креатив (от 40 минут до полутора часов), затем наступает этап критики, а затем – рационализация, то есть отбор жизнеспособных предложений. На этом разработка идеи окончена, и ее нужно превращать в проект.

2. Описать все значимые элементы проекта.

Типового описания проекта не существует: расстановка логических акцентов всегда зависит от того, кому эта заявка будет представлена. Но есть необходимые элементы, которые обязательно должны быть в описании проекта:

• Проблема
• География и сроки (укажите дату начала и окончания проекта, а не только длительность)
• Цель и задачи
• Целевая аудитория
• Механизм реализации и календарный план
• Команда и партнеры проекта
• Продукт проекта (результаты)
• Экономика проекта (расходы, прибыль)
• Перспективы дальнейшей реализации проекта.

Очень полезно ознакомиться с ГОСТами (ГОСТ Р ИСО 9000 и ГОСТ Р 54869-2011), а также с описаниями тех проектов, которые уже получили грантовую поддержку – это поможет создать правильный фокус.

3. Обосновать проблематику.

Постановка проблемы, которую призван решить ваш проект, должна быть обоснована данными из открытых источников, цифрами из федеральных или региональных исследований и публикациями отраслевых сообществ. Для социальных проектов хорошее обоснование – постановления правительства и указы Президента, которые определяют актуальность конкретной проблематики в обществе. Если вы не нашли обоснований того, что ваш проект нужен, скорее всего, поддержку со стороны грантодателей получить не удастся.

4. Определить масштаб цели и сделать ее «умной». 

У каждого проекта может быть только одна цель – это конкретный образ будущего. Но масштаб цели должен быть соразмерен: она должна быть достижима в рамках того проекта, который вы описываете. К примеру, если глобальной целью является развитие государственной благотворительной деятельности, то в заявке на грант можно обозначить, что на данном этапе, в рамках конкретного региона вы делаете шаги к решению этой проблемы – к примеру, к повышению осведомленности населения о государственных благотворительных программах.

В проектном менеджменте принято цели «смартовать», делать их «умными». Это пошло от аббревиатуры SMART (умный). Для достижения эффективности при постановке цель проверяется по критериям акронима SMART:

• Specific – конкретная, определённая. Цель «немедленно нажимать кнопку» не является чёткой, альтернативой будет «нажимать на кнопку в течение 1 секунды».
• Measurable – измеримая. Цель должна подразумевать количественную измеримость результата.
• Achievable – достижимая. Цель должна быть выполнимой для конкретного исполнителя.
• Relevant – соответствующая контексту. Достижение цели должно быть обеспечено ресурсами.
• Timed/Time-bounded – Привязанная к точке/интервалу времени. Нет привязки – нет цели (есть мечты).
Проверьте, соответствует ли ваша цель перечисленным критериям.

5. Правильно расписать задачи и связать с ними результаты.

Расписанные задачи проекта отвечают на вопрос, как вы собираетесь добиться поставленной цели. Если цель у проекта всегда одна, то задач может быть несколько. Поскольку задача – это конкретное действие, ведущее к воплощению цели, ее формулировку всегда нужно начинать с глагола. Это гарантирует, что задача станет измеряемой, и одновременно каждая задача станет измеряемым промежуточным этапом выполнения проекта.

Задачи должны полностью сочетаться с ожидаемыми результатами проекта. Если есть задача разработать платформу, то ожидаемый результат будет «разработка платформа» с определенными параметрами. Если задача «обучить определенное число людей конкретным навыкам» — то ожидаемым результатом будет формирование этих навыков у конкретного числа людей. Методы – это кратко описанные этапы реализации задач. Ожидаемые результаты всегда описываются в двух аспектах: качественном и количественном.

Пример формулировки цели и задач проекта:

Цель – вовлечение молодежи в добровольческую деятельность и активизация добровольческого потенциала в молодежной среде.

Задачи:

• организовать обучение 100 потенциальных добровольцев и 50 специалистов, работающих с молодежью;
• мотивировать участников проекта к самостоятельной продуктивной деятельности в добровольческом секторе;
• сформировать банк данных 200 добровольцев в каждом муниципальном образовании — участниках проекта, инициативных групп по реализации молодежных добровольческих акций/мини-проектов.

6. Изучить критерии грантодателей.

Когда основные параметры проекта описаны, наступает время изучить критерии конкретного грантодателя, к которому вы собираетесь обратиться с заявкой. Пройдитесь по форме заявки, размещенной на сайте грантодателя, и определитесь, какие еще элементы нужно добавить в описание, чтобы повысить шансы на успех. Например, в Фонде президентских грантов важен критерий «софинансирование»: в эту графу нужно поместить информацию о каких-то бесплатных договоренностях для проекта. А в заявках на гранты Мэра Москвы нельзя указывать затраты на аренду площадок и помещений: правительство города само предоставляет их, поэтому в бюджете проекта этой статьи расходов быть не должно.

7. Назначить точки оценки проекта.

Как человек, вложивший много труда и сил в проект, вы рискуете увлечься постоянным ожиданием успеха. Текучка затягивает, и часто кажется, что вот еще немного – и успех придет. Поэтому очень важно заранее определить для себя точки, когда вы будете оценивать эффективность проекта: через три месяца, шесть, через год. Заранее проставьте эти сроки, по их достижении оцените прогресс проекта и решите, стоит ли им заниматься и дальше.